Charte du Régime d’Aide aux Colloques Littéraires des Étudiant·e·s (RACLÉ)
Chapitre I : Terminologie
AELLFUM : Désigne l’Association des Étudiant·e·s du Département des Littératures de Langue Française de l’Université de Montréal.
Exécutif : Désigne le comité exécutif de l’AELLFUM.
RACLÉ : Régime d’Aide aux Colloques Littéraires des Étudiant·e·s.
Lorsque le singulier est utilisé dans la présente charte, le pluriel est implicite quand le contexte le requiert.
Chapitre II : Nature et buts du régime
Article 1 :
Le Régime d’Aide aux Colloques Littéraires des Étudiant·e·s (RACLÉ) a été créé par les membres du comité exécutif de l’Association des Étudiant·e·s en Littératures de Langue Française de l’Université de Montréal (AELLFUM). Nul·le ne peut, sans autorisation de l’assemblée générale ou de l’exécutif de l’AELLFUM, utiliser le nom du RACLÉ ou se présenter comme membre de son comité de sélection.
Article 2 :
Il est constitué à même les cotisations des constituant·e·s de l’AELLFUM. Le budget particulier du RACLÉ correspond à au moins 12,5 % du budget total d’opération de l’AELLFUM pour une année universitaire, à la discrétion de la trésorerie. Ce budget demeure sous l’entière responsabilité du comité de sélection.
Article 3 :
Advenant le cas où la totalité de la somme globale du RACLÉ n’aurait pas été attribuée à la fin du trimestre d’été, l’exécutif de l’AELLFUM devra décider comment disposer de ce surplus.
Article 4 :
Le RACLÉ a pour but d’offrir une aide financière d’appoint aux étudiant·e·s qui participent à des colloques en dehors de la grande région de Montréal, colloques entraînant des frais de déplacement et de séjour. L’aide financière offerte est soumise à un montant maximal de 200,00 $ par demande.
Chapitre III : Nature et fonction du comité de sélection
Article 1 :
Le comité de sélection du RACLÉ est constitué des exécutant·e·s de l’AELLFUM. Toute demande de RACLÉ présentée à l’AELLFUM devra être examinée lors d’une rencontre du comité exécutif.
Article 2 :
Advenant le cas où un·e exécutant de l’AELLFUM présenterait une demande de subvention au RACLÉ, celui·celle-ci ne pourrait siéger sur le comité de sélection qui étudierait sa demande.
Article 3 :
Le comité du RACLÉ a pour fonction d’étudier les dossiers de demande de subvention. Il doit ensuite, par un vote, déterminer quelles sont les demandes recevables et la somme exacte attribuée à chaque demande acceptée.
Chapitre IV : Conditions d’admissibilité
Article 1 :
Est admissible à l’aide financière du RACLÉ tout·e étudiant·e cotisant à l’AELLFUM, qu’il·elle soit en scolarité ou en rédaction, à temps plein ou à temps partiel.
Article 2 :
Un·e étudiant·e ayant déjà obtenu une subvention du RACLÉ peut prétendre à une nouvelle aide au cours de la même année scolaire. Cependant, les demandes soumises par des étudiant·e·s n’ayant pas déjà eu accès à un financement seront priorisées par le comité de sélection par rapport aux demandes soumises par des étudiant·e·s ayant déjà obtenu une aide financière.
Article 3:
Un·e étudiant·e ne peut présenter plus d’une demande d’aide par colloque.
Article 4 :
Tout·e étudiant·e ayant déjà obtenu ou devant obtenir un financement complet (déplacement et séjour) de la part des organisateurs du colloque auquel il·elle participe ne pourra être admissible à une subvention du RACLÉ.
Article 5 :
Tout·e étudiant·e présentant une demande d’aide pour un colloque se déroulant dans la grande région de Montréal verra sa demande rejetée d’office.
Chapitre V : Procédure d’accès au RACLÉ
Article 1 :
Tout·e étudiant·e remplissant les conditions d’admissibilité et désirant obtenir une subvention du RACLÉ devra présenter un dossier qui contiendra obligatoirement les documents suivants :
A) Une lettre de demande indiquant :
§ La nature, la date et le lieu du colloque concerné;
§ Les subventions ou les aides financières déjà obtenues pour ce même colloque;
§ Le montant désiré et sa justification;
§ L’obtention de 17 000 $ et plus annuellement en revenus de bourse, si vous en bénéficiez au moment du dépôt de la demande de subvention.
B) Une lettre officielle confirmant la participation au colloque indiqué;
C) Un document, issu des organisateur·trice·s, indiquant les principaux renseignements au sujet du colloque (nature, programme, …).
D) Un budget final, comprenant une liste de toutes les dépenses effectuées et de tous les revenus.
Article 2 :
Toute demande de subvention au RACLÉ devra être effectuée pendant l’une des deux campagnes de subvention annuelles, dont les dates limites seront fixées à la première semaine de novembre pour la session d’automne (40% du budget des RACLÉ) et à la première semaine de mars pour la session d’hiver (60% du budget des RACLÉ). Les candidatures reçues après la date limite de la campagne de financement d’automne seront évaluées lors de la campagne de financement de l’hiver.
Advenant le cas où le montant total alloué pour les RACLÉ à l’automne (40% du budget des RACLÉ) ne serait pas octroyé, le montant restant sera ajouté au budget des RACLÉ pour le trimestre d’hiver. Advenant le cas où il resterait des fonds alloués au RACLÉ après la période d’octroi de l’hiver, l’AELLFUM considérera les demandes de subvention tardives.
Article 3 :
Chaque étudiant·e ne pourra présenter qu’une seule demande de subvention du RACLÉ par session, soit trois demandes par année universitaire. Si l’étudiant·e voit sa demande rejetée, il·elle pourra présenter une demande lors d’une campagne de financement subséquente.
Chapitre VI : Modification à la charte
Article 1 :
Toute modification à la charte du RACLÉ devra être votée par l’assemblée générale de l’AELLFUM ou, si tel est le vœu de l’assemblée générale, par le comité exécutif de l’AELLFUM.
Dernière modification à la charte : 27 avril 2023.